Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Duesy ist ein Assistent für Rechnungen, Verträge und Abonnements. Duesy liest die Dokumente, die du hinzufügst, erkennt wichtige Termine und Beträge und erinnert dich, bevor eine Frist abläuft.

Duesy trifft niemals Entscheidungen für dich. Jede Erinnerung, jeder Kalendereintrag und jeder Vorschlag bleibt unter deiner Kontrolle.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Informationen wir verarbeiten, warum, mit wem wir sie teilen, wie lange wir sie speichern und welche Rechte du gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen geltenden Datenschutzgesetzen hast.

2. Wer wir sind

Duesy ist der Verantwortliche für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten.

• Firmenname: Duesy
• Niederländische Handelskammer (KVK) Nummer: 88046443
• USt-IdNr.: NL004531116B90
• E-Mail: privacy@duesy.io
• Website: https://duesy.io

3. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Duesy-Website, die Duesy-Apps, das Scannen und Hochladen von Dokumenten, weitergeleitete E-Mails, die KI-Funktionen, Erinnerungen und Benachrichtigungen, den Kalenderfeed, gemeinsam genutzte Haushalte, Premium-Abonnements und den Kundensupport.

4. Mindestalter (16+)

Ein Duesy-Konto ist für Personen ab 16 Jahren gedacht. Wir bieten Kinder unter 16 Jahren keine Konten mit eigenem Login an und bitten dich, dein Alter zu bestätigen, wenn du ein Konto erstellst oder eine Einladung annimmst.

Duesy unterscheidet klar zwischen zwei Dingen:

• Ein Duesy-Nutzer mit eigenem Login — ein Konto mit E-Mail-Adresse, Passwort oder Social-Login, persönlichen Dokumenten und Einstellungen. Mindestalter: 16.
• Ein Haushaltsprofil ohne Login — ein Name (und optional ein Geburtsjahr), den ein Erwachsener seinem Haushalt hinzufügt, rein zur Organisation von Dokumenten, zum Beispiel das Ablaufdatum eines Kinderreisepasses. Ein solches Profil kann sich nicht anmelden, erhält keine Benachrichtigungen und hat kein eigenes Konto.

Wenn wir erfahren, dass jemand unter 16 Jahren trotzdem ein Konto mit eigenem Login erstellt hat, entfernen wir dieses Konto. Wenn du glaubst, dass das passiert ist, kontaktiere privacy@duesy.io.

5. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

5.1 Kontoinformationen

Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort oder Login-Anbieter (Google oder Apple), Sprache, Region, Zeitzone, App-Einstellungen, Abo-Status und Bestätigung, dass du 16 Jahre oder älter bist.

5.2 Dokumente, die du hinzufügst

Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Verträge, Versicherungs- und Steuerbriefe, Quittungen, Garantien, Fotos und Scans sowie weitergeleitete E-Mails samt Anhängen. Diese Dokumente können personenbezogene Daten über dich oder andere Personen enthalten.

5.3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Dokumente, die du hinzufügst — zum Beispiel eine Rechnung aus dem Gesundheitswesen — können nebenbei besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO enthalten. Duesy sucht gezielt nicht nach solchen Daten und nutzt sie nur, um die von dir gewünschte Funktion bereitzustellen. Füge bitte nur das hinzu, was du brauchst, und gehe sorgsam mit sensiblen Informationen über andere Personen um.

5.4 Aus Dokumenten extrahierte Informationen

Name des Anbieters oder der Organisation, Dokumenttyp, Titel und Zusammenfassung, Fälligkeits- und Verlängerungsdaten, Rechnungs- und Referenznummern, Beträge und Währungen, Konfidenzwerte und vorgeschlagene Erinnerungen.

5.5 Finanz- und Zahlungsinformationen

Duesy kann Zahlungsdetails, die in deinen Dokumenten stehen, lesen und speichern, damit du sie wiederfinden und überprüfen kannst:

• IBAN oder Kontonummer, die im Dokument angegeben ist
• Name des Kontoinhabers oder Zahlungsempfängers
• Zahlungsreferenz und Referenznummern
• Beträge, fällige Beträge und Währung
• Fälligkeits- und Verlängerungsdaten
• Zahlungspläne und ihre Raten
• Ob etwas als bezahlt oder noch offen markiert ist

Duesy nutzt diese Informationen, um dir einen Überblick zu geben, Erinnerungen zu senden und Funktionen wie Zahlungspläne zu ermöglichen. Duesy ist keine Bank: Duesy führt keine Überweisungen, Lastschriften oder andere Zahlungen in deinem Namen aus. Du zahlst immer selbst, außerhalb von Duesy.

5.6 E-Mail-Weiterleitung

Du kannst E-Mails an deine persönliche Duesy-Adresse weiterleiten. Wir speichern die von dir autorisierten Absenderadressen, um zu überprüfen, dass eine weitergeleitete E-Mail wirklich von dir stammt, sowie ein technisches Protokoll eingehender Nachrichten zur Fehlerbehebung und Missbrauchsprävention.

5.7 Kamera, Fotos und Sprache

Der Kamerazugriff wird nur genutzt, wenn du selbst ein Dokument scannst. Duesy greift nur auf die von dir ausgewählten Dateien zu. Spracheingaben werden in Text umgewandelt, um die gewünschte Aktion auszuführen; die Audiodatei wird nicht als Teil deines Kontos gespeichert.

5.8 Benachrichtigungen und Erinnerungen

Erinnerungszeitpunkte, Zustellstatus und — wenn du Push-Benachrichtigungen aktivierst — ein Gerätetoken, das dein Gerät gegenüber dem Benachrichtigungsdienst identifiziert.

5.9 Technische und diagnostische Daten

IP-Adresse, Geräte- und Browsertyp, App-Version, Zeitstempel, Sicherheitsprotokolle und Fehlerberichte, wenn etwas schiefgeht. Fehlerberichte werden vor dem Versand gefiltert, sodass Dokumenteninhalte und andere sensible Werte nicht enthalten sind.

6. Was mit deinen Dokumenten passiert

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen vier verschiedenen Dingen:

• Die Originaldatei (PDF, Foto oder Anhang). Sie wird vorübergehend gespeichert, damit sie gelesen werden kann und du das Ergebnis überprüfen kannst. Sobald du das Ergebnis bestätigst oder ablehnst, wird die Datei gelöscht, und eine automatische Bereinigung entfernt verbleibende Dateien spätestens rund 24 Stunden nach dem Hochladen.
• Die extrahierten Informationen (Daten, Beträge, Anbieter, Referenznummern). Diese bleiben in deinem Konto, bis du sie löschst oder dein Konto löschst.
• Ein technischer Fingerabdruck (Hash) und Metadaten wie Dateityp, Größe und Uploaddatum. Diese werden zur Erkennung von Duplikaten und aus Sicherheitsgründen aufbewahrt. Sie enthalten nicht den Inhalt des Dokuments.
• Von dir gespeicherte Einträge. Erinnerungen, Zahlungspläne und andere von dir gespeicherte Einträge bleiben in deinem Konto, bis du sie entfernst.

Mit anderen Worten: Duesy ist kein Dokumentenarchiv. Duesy behält, was du brauchst, um eine Frist im Blick zu behalten, nicht die Originaldatei.

7. Haushalte und Teilen

Duesy kann gemeinsam mit den Personen genutzt werden, mit denen du deine Verwaltung teilst. Ein Konto gehört zu höchstens einem Haushalt.

• Der Hauptnutzer erstellt den Haushalt und ist die einzige Person, die andere einladen kann. Eine Einladung wird an eine E-Mail-Adresse gesendet und läuft nach einer Weile ab.
• Eingeladene Erwachsene erhalten einen eigenen Duesy-Login und einen eigenen privaten Bereich innerhalb des Haushalts.
• Für jeden Eintrag und jedes Dokument legst du fest, wer ihn sehen darf: nur du, die Erwachsenen im Haushalt oder alle im Haushalt.
• Einträge, die du privat hältst, sind für andere Mitglieder nicht sichtbar.
• Mitglieder können ein gemeinsames Aktivitätsprotokoll einsehen, das zeigt, welche Änderungen im Haushalt von wem vorgenommen wurden.
• Haushaltsprofile ohne Login (zum Beispiel für ein Kind) sind reine Verwaltungseinträge: ein Name und optional ein Geburtsjahr. Sie können sich nicht anmelden.
• Wenn jemand den Haushalt verlässt oder entfernt wird, verliert diese Person den Zugriff auf innerhalb des Haushalts geteilte Einträge. Eigene Einträge bleiben bei ihr.

Teile nur, was die anderen Mitglieder wirklich sehen müssen. Sobald jemand einen geteilten Eintrag sehen kann, kann diese Person die darin enthaltenen Informationen lesen.

8. Wie KI eingesetzt wird

Um ein Dokument zu lesen, sendet Duesy den notwendigen Inhalt über das Lovable-AI-Gateway an Google Gemini. Das Ergebnis kommt als strukturierte Information zurück (Daten, Beträge, Anbieter), die du überprüfen und korrigieren kannst.

KI wird eingesetzt, um Dokumenttypen zu erkennen, Daten und Beträge zu extrahieren, kurze Zusammenfassungen zu schreiben, Erinnerungen vorzuschlagen und deine Fragen zu deinen eigenen Dokumenten zu beantworten.

Duesy nutzt deine Dokumente nicht, um eigene KI-Modelle zu trainieren, und wir verkaufen deine Daten nicht. Wir nutzen die unten beschriebenen KI-Anbieter unter Bedingungen, die für gewerbliche Nutzung gedacht sind und bei denen über die API gesendete Inhalte nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet werden. Wir können nicht unabhängig überprüfen, was ein Drittanbieter in seinen eigenen Systemen tut; wenn sich die Bedingungen eines Anbieters ändern, aktualisieren wir diese Erklärung.

KI kann Fehler machen. Überprüfe immer einen Betrag, eine IBAN, eine Referenz oder ein Fälligkeitsdatum, bevor du dich darauf verlässt.

9. Kalenderverknüpfung

Du kannst deine Duesy-Termine in einem externen Kalender anzeigen lassen (Apple, Google, Outlook). Duesy erstellt dafür einen einzigartigen, schwer zu erratenden Link.

• Jeder, der den Link hat, kann die Informationen im Feed lesen: Titel, Anbieter und Termine deiner Erinnerungen. Ein Login ist nicht erforderlich.
• Behandle den Link daher wie ein Geheimnis, genau wie ein Passwort.
• In den Einstellungen kannst du einen neuen Link erstellen oder die Kalenderverknüpfung ganz deaktivieren. Der alte Link funktioniert dann sofort nicht mehr.

10. Ihr Outlook-Postfach verbinden

Wenn Sie Outlook verbinden, erteilen Sie Duesy über Microsoft die Berechtigung, E-Mail-Nachrichten zu lesen. Duesy beschränkt die Nutzung dieses Zugriffs auf neue Nachrichten in Ihrem Posteingang ab dem Moment, in dem Sie die Verbindung aktivieren. Wir prüfen zunächst begrenzte Nachrichtendaten, um festzustellen, ob eine E-Mail administrativ relevant erscheint. Nur wenn es für die von Ihnen gewünschte Funktion erforderlich ist, verarbeiten wir weitere Inhalte oder relevante Anhänge.

Die Anmeldung mit Microsoft allein gibt Duesy keinerlei Zugriff auf Ihr Postfach. Die Outlook-Verbindung ist eine separate, freiwillige Funktion mit eigener Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

• Duesy verwendet ausschließlich Nachrichten in Ihrem Posteingang.
• Duesy durchsucht keine Postfachhistorie aus der Zeit vor der Verbindung.
• Andere Ordner und Daten wie Gesendet, Archiv, Kalender, Kontakte und Dateien werden von dieser Integration nicht genutzt.
• Wir lesen zunächst begrenzte Nachrichtendaten (Absender, Betreff, Empfangszeitpunkt) für eine Relevanzprüfung.
• Erst wenn eine Nachricht administrativ relevant erscheint, verarbeiten wir weitere Inhalte oder einen relevanten Anhang.

Ursprüngliche temporäre Bytes einer E-Mail oder eines Anhangs fallen unter die bestehende Löschroutine von Duesy: Sie werden innerhalb von etwa 24 Stunden automatisch entfernt. Die daraus extrahierten Informationen — Vorschläge, Einträge, Daten und Beträge — können länger bestehen bleiben, ebenso wie bei selbst hinzugefügten Dokumenten.

Microsoft handelt hier als Anbieter Ihres eigenen Postfachs; die Verbindung entsteht auf Ihre Anweisung. Das Lovable-Connector-Gateway wird genutzt, um die Verbindung in unserem Auftrag sicher herzustellen und zu erneuern. Dies ist in unserer Dienstleisterstruktur beschrieben und macht nicht automatisch jede beteiligte Partei zu einem Unterauftragsverarbeiter von Duesy.

• Sie können Outlook jederzeit in den Einstellungen trennen.
• Das Trennen beendet sofort jede künftige Synchronisierung.
• Das Trennen löscht bereits erstellte Vorschläge oder Einträge nicht automatisch; diese entfernen Sie über die bestehenden Löschoptionen.

11. Warum wir deine Daten verarbeiten

• Erstellung deines Kontos und Anmeldung
• Lesen von Dokumenten und Extrahieren relevanter Informationen
• Erstellen und Zustellen von Erinnerungen und Benachrichtigungen
• Bereitstellung des von dir angeforderten Kalenderfeeds
• Ermöglichen des Teilens innerhalb eines Haushalts
• Verarbeitung von Zahlungen und Abonnements
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Fehlerbehebung
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Ein verbundenes Outlook-Postfach auf administrativ relevante E-Mails prüfen

12. Rechtsgrundlage (DSGVO)

• Vertragserfüllung — dein Konto, die Dokumentenverarbeitung, Erinnerungen und das Teilen.
• Berechtigte Interessen — Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehlerdiagnose und Verbesserung der Zuverlässigkeit, abgewogen gegen deine Privatsphäre.
• Einwilligung — Kamera, Mikrofon, Benachrichtigungen und die Kalenderverknüpfung. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Gesetzliche Verpflichtung — Steuer- und Buchhaltungsvorschriften sowie rechtmäßige Anfragen von Behörden.

13. Dienstleister

Duesy nutzt eine kleine Anzahl externer Dienste, die tatsächlich personenbezogene Daten von Duesy-Nutzern verarbeiten. Jeder von ihnen handelt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags und darf die Daten nur für den genannten Zweck nutzen.

Die Duesy-Datenbank und der vorübergehende Dokumentenspeicher werden in der Europäischen Union (Irland) gehostet. Fehlerberichte an Sentry werden vor dem Versand gefiltert, sodass sie keinen Dokumenteninhalt enthalten, und sie werden höchstens 30 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Wir verkaufen deine personenbezogenen Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung.

14. Internationale Datenübermittlungen

Einige Anbieter verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. In diesen Fällen verlassen wir uns auf geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, Angemessenheitsbeschlüsse und zusätzliche technische Maßnahmen.

15. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Originaldokumente — vorübergehend, bis das Ergebnis überprüft wurde und in jedem Fall durch eine automatische Bereinigung innerhalb von rund 24 Stunden nach dem Hochladen entfernt.
• Extrahierte Informationen, Einträge und Erinnerungen — solange dein Konto besteht oder bis du sie selbst löschst.
• Kontodaten — solange dein Konto besteht.
• Technische Protokolle und Fehlerberichte — für einen begrenzten Zeitraum, zur Sicherheit und Fehlersuche. Fehlerberichte in Sentry werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Duesys eigene Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen — für den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum, der für Duesy als Unternehmen gilt (in den Niederlanden normalerweise sieben Jahre). Dies betrifft nur Duesys eigene Verwaltung deines Abonnements. Es betrifft nicht deine Dokumente, deine IBAN, deine Zahlungspläne oder andere aus deinen Dokumenten extrahierte Informationen.

16. Löschen deines Kontos

Du kannst dein Konto selbst in der App löschen, unter Einstellungen → Konto & Daten. Siehe auch unsere öffentliche Seite, die erklärt, wie du dein Konto löschst.

Wenn du die Löschung bestätigst, werden dein Konto und die zugehörigen Kontodaten sofort aus unseren aktiven Systemen entfernt. Dazu gehören dein Profil, deine Einträge und Erinnerungen, deine Dokumentendaten und eventuell noch gespeicherte Dateien sowie deine Mitgliedschaft in einem Haushalt.

Zwei Ausnahmen gelten. Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen — etwa Duesys eigene Rechnungsunterlagen für ein bezahltes Abonnement — werden für den geltenden gesetzlichen Zeitraum aufbewahrt. Und nach der Löschung können begrenzte Daten vorübergehend in technischen Backups oder Wiederherstellungsmechanismen unserer Infrastrukturanbieter vorhanden bleiben. Diese Kopien werden nicht für die normale Verarbeitung genutzt und verschwinden gemäß den geltenden Aufbewahrungs- und Wiederherstellungszyklen des jeweiligen Anbieters. Dies betrifft Datenbankdaten; die ursprünglichen Dokumentdateien in unserem Dokumentenspeicher werden durch Duesys eigene automatische Bereinigung entfernt und durch Datenbank-Backups nicht wiederhergestellt.

Wenn du der Hauptnutzer eines gemeinsamen Haushalts bist, wirst du zunächst gebeten, den Haushalt an einen anderen Erwachsenen zu übergeben oder ihn zusammen mit deinem Konto zu entfernen.

17. Deine Rechte

• Auskunft über die Daten, die wir über dich gespeichert haben
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung deines Kontos und deiner Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung
• Widerruf einer erteilten Einwilligung

Schreibe an privacy@duesy.io, um diese Rechte auszuüben. Du hast außerdem das Recht, eine Beschwerde bei deiner nationalen Aufsichtsbehörde einzureichen; in den Niederlanden ist das die Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Cookies und lokaler Speicher

Duesy verwendet in der App selbst keine Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies. Was wir immer auf deinem Gerät speichern, ist unbedingt erforderlich oder funktional:

• Anmelde-Sitzung — unbedingt erforderlich, damit du angemeldet bleibst.
• Sprache und Region — funktional, in einem Cookie und im lokalen Speicher gespeichert, damit sofort die richtige Sprache angezeigt wird.
• Oberflächeneinstellungen — funktional, etwa Design (hell/dunkel), der Zustand der Seitenleiste, ausgeblendete Tipps und Banner sowie bereits abgeschlossenes Onboarding.
• Anmeldeschutz — unbedingt erforderlich. Auf der Anmeldeseite nutzen wir Cloudflare Turnstile, um Missbrauch durch Bots zu verhindern. Cloudflare kann dafür ein technisches Sicherheits-Cookie setzen und verarbeitet technische Gerätedaten; diese werden nicht für Tracking oder Werbung verwendet.
• Technische Benachrichtigungsdaten — funktional, damit eine angetippte Benachrichtigung den richtigen Bildschirm öffnen kann.

Nur auf unserer öffentlichen Website (etwa Startseite, Preise und Ratgeber) und nur nach deiner Einwilligung über das Cookie-Banner nutzen wir zwei zusätzliche Dienste. Analyse: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd. und Google LLC), um Besuche, Herkunft (etwa Kampagnen-UTMs), besuchte öffentliche Seiten und Klicks auf „Kostenlos starten“ und App-Store-Links zu messen. Marketing: das Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd. und Meta Platforms Inc.), um die Wirkung unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram zu messen. Dabei werden pseudonyme Cookie-IDs, deine IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten sowie die besuchte öffentliche Seite verarbeitet. Wir senden niemals Dokumente, E-Mails, Namen, Beträge, Fristen oder Konto-IDs, und in der angemeldeten App, bei der Anmeldung und in den mobilen Apps werden diese Dienste nicht geladen. Daten können in den USA verarbeitet werden; beide Anbieter nehmen am EU-US Data Privacy Framework teil. Ohne Einwilligung werden diese Dienste nicht geladen. Du kannst deine Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ unten auf der Website ändern oder widerrufen.

Mobile Apps (iOS und Android) — Anzeigenmessung, nur mit Einwilligung. In den Apps nutzen wir das Meta SDK (Meta Platforms Ireland Ltd. und Meta Platforms Inc.) ausschließlich, um zu messen, ob die App über eine Anzeige auf Facebook oder Instagram installiert und erstmals geöffnet wurde. Das SDK startet erst, nachdem du in der App auf „Erlauben“ tippst. Dabei werden Installation/App-Start, Gerätemodell, Betriebssystem, App-Version und deine IP-Adresse verarbeitet. Wir nutzen keine Werbe-ID (IDFA/AAID) und keine automatischen Ereignisse und senden niemals Dokumente, E-Mails, Namen, Beträge, Fristen oder Konto-IDs. Unter iOS kann Apple Meta über SKAdNetwork eine anonymisierte Installationsbestätigung geben. Du kannst deine Auswahl jederzeit unter Einstellungen → Anzeigenmessung (Meta) ändern oder widerrufen.

19. Sicherheit

Der Datenverkehr wird während der Übertragung verschlüsselt, und die Daten werden von unserem Infrastrukturanbieter im Ruhezustand verschlüsselt. Der Zugriff auf deine Daten wird auf Datenbankebene durchgesetzt, sodass Mitglieder eines Haushalts niemals auf die Daten eines anderen Haushalts zugreifen können. Der Zugriff auf Produktivsysteme ist auf Personen beschränkt, die ihn benötigen.

20. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich das Produkt ändert. Die Version und das Datum oben auf dieser Seite zeigen immer die aktuelle Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich in der App oder per E-Mail.

21. Kontakt

Fragen zum Datenschutz? Schreib an privacy@duesy.io. Allgemeiner Support: support@duesy.io.