Privacyverklaring

1. Inleiding

Duesy is een assistent voor facturen, rekeningen, contracten en abonnementen. Duesy leest de documenten die je toevoegt, herkent belangrijke data en bedragen, en herinnert je eraan voordat een deadline verstrijkt.

Duesy neemt nooit beslissingen voor jou. Elke herinnering, agenda-item of suggestie blijft onder jouw controle.

Deze privacyverklaring legt uit welke informatie we verwerken, waarom, met wie we die delen, hoe lang we die bewaren en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

2. Wie we zijn

Duesy is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

• Bedrijfsnaam: Duesy
• KVK-nummer: 88046443
• Btw-nummer: NL004531116B90
• E-mail: privacy@duesy.io
• Website: https://duesy.io

3. Reikwijdte

Deze verklaring geldt voor de Duesy-website, de Duesy-apps, het scannen en uploaden van documenten, doorgestuurde e-mails, de AI-functies, herinneringen en meldingen, de agendafeed, gedeelde huishoudens, Premium-abonnementen en klantenservice.

4. Minimumleeftijd (16+)

Een Duesy-account is bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder. We bieden geen accounts met een eigen login aan kinderen onder de 16, en we vragen je om je leeftijd te bevestigen wanneer je een account aanmaakt of een uitnodiging accepteert.

Duesy maakt een duidelijk onderscheid tussen twee dingen:

• Een Duesy-gebruiker met een eigen login — een account met een e-mailadres, een wachtwoord of social sign-in, persoonlijke documenten en instellingen. Minimumleeftijd: 16.
• Een huishoudprofiel zonder login — een naam (en optioneel een geboortejaar) die een volwassene aan het huishouden toevoegt puur om documenten te organiseren, bijvoorbeeld de vervaldatum van het paspoort van een kind. Zo'n profiel kan niet inloggen, ontvangt geen meldingen en heeft geen eigen account.

Als we ontdekken dat iemand onder de 16 toch een account met een eigen login heeft aangemaakt, verwijderen we dat account. Denk je dat dit is gebeurd, neem dan contact op via privacy@duesy.io.

5. Welke persoonsgegevens we verwerken

5.1 Accountgegevens

Naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord of inlogprovider (Google of Apple), taal, regio, tijdzone, app-instellingen, abonnementsstatus en bevestiging dat je 16 jaar of ouder bent.

5.2 Documenten die je toevoegt

Facturen, rekeningen, betalingsherinneringen, contracten, verzekerings- en belastingbrieven, bonnetjes, garantiebewijzen, foto's en scans, en doorgestuurde e-mails inclusief bijlagen. Deze documenten kunnen persoonsgegevens over jou of anderen bevatten.

5.3 Bijzondere categorieën gegevens

Documenten die je zelf toevoegt — bijvoorbeeld een factuur van een zorgverlener — kunnen incidenteel bijzondere categorieën persoonsgegevens bevatten zoals bedoeld in artikel 9 AVG. Duesy zoekt niet actief naar zulke gegevens en gebruikt ze alleen om de functie te leveren die je hebt gevraagd. Voeg alleen toe wat je nodig hebt en wees voorzichtig met gevoelige informatie over anderen.

5.4 Informatie die uit documenten wordt gehaald

Naam van leverancier of organisatie, documenttype, titel en samenvatting, vervaldata en verlengdata, factuur- en referentienummers, bedragen en valuta's, betrouwbaarheidsscores en voorgestelde herinneringen.

5.5 Financiële en betalingsgegevens

Duesy kan betalingsgegevens die in je documenten staan lezen en opslaan, zodat je ze kunt terugvinden en controleren:

• IBAN of rekeningnummer dat op het document staat
• Naam van de rekeninghouder of ontvanger
• Betalingskenmerk en referentienummers
• Bedragen, openstaande bedragen en valuta
• Vervaldata en verlengdata
• Betalingsplannen en de bijbehorende termijnen
• Of iets als betaald of nog openstaand is gemarkeerd

Duesy gebruikt deze informatie om je een overzicht te geven, herinneringen te sturen en functies zoals betalingsplannen mogelijk te maken. Duesy is geen bank: Duesy voert geen overschrijvingen, incasso's of andere betalingen namens jou uit. Je betaalt altijd zelf, buiten Duesy om.

5.6 E-mail doorsturen

Je kunt e-mails doorsturen naar je persoonlijke Duesy-adres. We bewaren de afzenderadressen die je hebt geautoriseerd, zodat we kunnen controleren dat een doorgestuurde e-mail echt van jou komt, plus een technisch logboek van ontvangen berichten voor probleemoplossing en misbruikpreventie.

5.7 Camera, foto's en spraak

Cameratoegang wordt alleen gebruikt wanneer je zelf een document scant. Duesy krijgt alleen toegang tot de bestanden die je zelf selecteert. Spraakinvoer wordt omgezet naar tekst om de gevraagde actie uit te voeren; de audio wordt niet als onderdeel van je account bewaard.

5.8 Meldingen en herinneringen

Herinneringsmomenten, bezorgstatus en — als je pushmeldingen aanzet — een apparaattoken waarmee jouw apparaat wordt herkend door de meldingendienst.

5.9 Technische en diagnostische gegevens

IP-adres, apparaat- en browsertype, app-versie, tijdstempels, beveiligingslogs en foutrapportages wanneer er iets misgaat. Foutrapportages worden gefilterd voordat ze worden verstuurd, zodat documentinhoud en andere gevoelige waarden niet worden meegestuurd.

6. Wat er met je documenten gebeurt

Het is belangrijk om vier verschillende dingen te onderscheiden:

• Het originele bestand (de pdf, foto of bijlage). Dit wordt tijdelijk bewaard zodat het gelezen kan worden en jij het resultaat kunt controleren. Zodra je het resultaat goedkeurt of afwijst wordt het bestand verwijderd, en een automatische opschoning verwijdert eventuele resterende bestanden binnen ongeveer 24 uur na uploaden.
• De geëxtraheerde informatie (data, bedragen, leverancier, referentienummers). Deze blijft in je account tot je die zelf verwijdert of je account verwijdert.
• Een technische vingerafdruk (hash) en metadata zoals bestandstype, bestandsgrootte en uploaddatum. Deze worden bewaard om duplicaten te herkennen en voor beveiliging. Ze bevatten niet de inhoud van het document.
• Items die je bewaart. Herinneringen, betalingsplannen en andere items die je hebt opgeslagen blijven in je account tot je ze verwijdert.

Met andere woorden: Duesy is geen documentenarchief. Duesy bewaart wat je nodig hebt om een deadline in de gaten te houden, niet het originele bestand.

7. Huishoudens en delen

Duesy kan samen worden gebruikt met de mensen met wie je je administratie deelt. Eén account hoort bij hoogstens één huishouden.

• De hoofdgebruiker maakt het huishouden aan en is de enige die mensen kan uitnodigen. Een uitnodiging wordt naar een e-mailadres gestuurd en verloopt na verloop van tijd.
• Uitgenodigde volwassenen krijgen hun eigen Duesy-login en hun eigen privéruimte binnen het huishouden.
• Voor elk item en document kies je wie het mag zien: alleen jij, de volwassenen in je huishouden, of iedereen in je huishouden.
• Items die je privé houdt, zijn niet zichtbaar voor andere leden.
• Leden kunnen een gedeeld activiteitenlogboek zien met welke wijzigingen in het huishouden zijn gemaakt en door wie.
• Huishoudprofielen zonder login (bijvoorbeeld een kind) zijn puur administratieve items: een naam en optioneel een geboortejaar. Ze kunnen niet inloggen.
• Als iemand het huishouden verlaat of eruit wordt verwijderd, verliest die persoon toegang tot items die binnen dat huishouden zijn gedeeld. Items die diegene zelf bezit, blijven van hem of haar.

Deel alleen wat de andere leden echt moeten zien. Zodra iemand een gedeeld item kan zien, kan die persoon de informatie erin lezen.

8. Hoe AI wordt gebruikt

Om een document te lezen, stuurt Duesy de benodigde inhoud via de Lovable AI-gateway naar Google Gemini. Het resultaat komt terug als gestructureerde informatie (data, bedragen, leverancier) die je kunt controleren en corrigeren.

AI wordt gebruikt om documenttypes te herkennen, data en bedragen te extraheren, korte samenvattingen te schrijven en herinneringen voor te stellen, en om je vragen over je eigen documenten te beantwoorden.

Duesy gebruikt je documenten niet om eigen AI-modellen te trainen, en we verkopen je gegevens niet. We gebruiken de hieronder beschreven AI-providers onder voorwaarden die bedoeld zijn voor zakelijk gebruik, waarbij content die via de API wordt verstuurd niet wordt gebruikt om algemene modellen te trainen. We kunnen niet zelfstandig verifiëren wat een externe provider binnen zijn eigen systemen doet; als de voorwaarden van een provider veranderen, werken we deze verklaring bij.

AI kan fouten maken. Controleer altijd een bedrag, een IBAN, een referentie of een vervaldatum voordat je erop vertrouwt.

9. Agendakoppeling

Je kunt je Duesy-data weergeven in een externe agenda (Apple, Google, Outlook). Duesy genereert daarvoor een unieke, moeilijk te raden link.

• Iedereen die de link heeft, kan de informatie in de feed lezen: titels, leveranciers en data van je herinneringen. Er is geen login nodig.
• Behandel de link daarom als een geheim, net als een wachtwoord.
• In Instellingen kun je een nieuwe link genereren of de agendakoppeling volledig uitschakelen. De oude link werkt dan direct niet meer.

10. Je Outlook-mailbox koppelen

Wanneer je Outlook koppelt, geef je Duesy via Microsoft toestemming om e-mailberichten te lezen. Duesy beperkt het gebruik van deze toegang tot nieuwe berichten in je Inbox vanaf het moment dat je de koppeling activeert. We controleren eerst beperkte berichtgegevens om te bepalen of een e-mail administratief relevant lijkt. Alleen wanneer dat nodig is voor de door jou gevraagde functie, verwerken we aanvullende inhoud of relevante bijlagen.

Inloggen met Microsoft geeft Duesy op zichzelf geen enkele toegang tot je mailbox. Outlook koppelen is een aparte, vrijwillige functie met eigen toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.

• Duesy gebruikt uitsluitend berichten in je Inbox-map.
• Duesy scant geen mailboxhistorie van vóór het moment van koppelen.
• Andere mappen en gegevens zoals Verzonden, Archief, Agenda, Contacten en bestanden worden niet gebruikt door deze integratie.
• We lezen eerst beperkte berichtgegevens (afzender, onderwerp, ontvangstmoment) voor een relevantiecontrole.
• Pas wanneer een bericht administratief relevant lijkt, verwerken we verdere inhoud of een relevante bijlage.

Originele tijdelijke bytes van een e-mail of bijlage vallen onder de bestaande purge van Duesy: ze worden binnen ongeveer 24 uur automatisch verwijderd. De daaruit geëxtraheerde informatie — voorstellen, items, data en bedragen — kan langer blijven bestaan, net als bij documenten die je zelf toevoegt.

Microsoft treedt hier op als aanbieder van je eigen mailbox; de koppeling komt tot stand op jouw instructie. De Lovable connector gateway wordt gebruikt om de verbinding namens ons veilig op te zetten en te vernieuwen. Dit is beschreven in onze structuur van dienstverleners en maakt niet automatisch iedere betrokken partij een subverwerker van Duesy.

• Je kunt Outlook op elk moment ontkoppelen in Instellingen.
• Ontkoppelen stopt direct alle toekomstige synchronisatie.
• Ontkoppelen verwijdert niet automatisch reeds aangemaakte voorstellen of items; die verwijder je via de bestaande verwijderopties.

11. Waarom we je gegevens verwerken

• Je account aanmaken en je inloggen
• Documenten lezen en relevante informatie eruit halen
• Herinneringen en meldingen aanmaken en versturen
• De agendafeed leveren die je hebt aangevraagd
• Delen binnen een huishouden mogelijk maken
• Betalingen en abonnementen verwerken
• Beveiliging, misbruikpreventie en probleemoplossing
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Een gekoppelde Outlook-mailbox controleren op administratief relevante e-mail

12. Grondslag (AVG)

• Uitvoering van een overeenkomst — je account, documentverwerking, herinneringen en delen.
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging, misbruikpreventie, foutdiagnose en het verbeteren van betrouwbaarheid, afgewogen tegen jouw privacy.
• Toestemming — camera, microfoon, meldingen en de agendalink. Je kunt toestemming op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting — fiscale en boekhoudkundige regels, en rechtmatige verzoeken van autoriteiten.

13. Dienstverleners

Duesy gebruikt een klein aantal externe diensten die daadwerkelijk persoonsgegevens van Duesy-gebruikers verwerken. Elk van hen handelt op basis van een verwerkersovereenkomst en mag de gegevens alleen voor het genoemde doel gebruiken.

De Duesy-database en de tijdelijke documentopslag worden gehost in de Europese Unie (Ierland). Foutrapportages naar Sentry worden gefilterd voordat ze worden verstuurd, zodat ze geen documentinhoud bevatten, en ze worden maximaal 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd.

We verkopen je persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.

14. Internationale doorgifte

Sommige providers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Waar dat gebeurt, vertrouwen we op passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, adequaatheidsbesluiten en aanvullende technische maatregelen.

15. Hoe lang we gegevens bewaren

• Originele documenten — tijdelijk, tot het resultaat is gecontroleerd en in elk geval verwijderd door een automatische opschoning binnen ongeveer 24 uur na uploaden.
• Geëxtraheerde informatie, items en herinneringen — zolang je account bestaat, of tot je ze zelf verwijdert.
• Accountgegevens — zolang je account bestaat.
• Technische logs en foutrapportages — voor een beperkte periode, voor beveiliging en probleemoplossing. Foutrapportages in Sentry worden na 30 dagen automatisch verwijderd.
• Duesy's eigen facturatie- en boekhoudadministratie — bewaard voor de wettelijke bewaartermijn die voor Duesy als bedrijf geldt (in Nederland normaal gesproken zeven jaar). Dit geldt alleen voor Duesy's eigen administratie van je abonnement. Het geldt niet voor je documenten, je IBAN, je betalingsplannen of andere informatie die uit je documenten is gehaald.

16. Je account verwijderen

Je kunt je account zelf verwijderen in de app, onder Instellingen → Account & gegevens. Zie ook onze publieke pagina die uitlegt hoe je je account verwijdert.

Zodra je de verwijdering bevestigt, worden je account en de bijbehorende accountgegevens direct uit onze actieve systemen verwijderd. Dat omvat je profiel, je items en herinneringen, je documentgegevens en eventuele nog opgeslagen bestanden, en je lidmaatschap van een huishouden.

Twee uitzonderingen zijn van toepassing. Gegevens die we wettelijk verplicht zijn te bewaren — zoals Duesy's eigen facturatiegegevens voor een betaald abonnement — worden bewaard voor de geldende wettelijke termijn. En na verwijdering kunnen beperkte gegevens tijdelijk aanwezig blijven in technische back-ups of herstelmechanismen van onze infrastructuurproviders. Deze kopieën worden niet gebruikt voor normale verwerking en verdwijnen volgens de geldende retentie- en herstelcycli van de betreffende provider. Dit gaat om databasegegevens; de originele documentbestanden in onze documentopslag worden verwijderd door Duesy's eigen automatische purge en komen niet terug via databaseback-ups.

Ben je de hoofdgebruiker van een gedeeld huishouden, dan wordt je eerst gevraagd het huishouden over te dragen aan een andere volwassene of het samen met je account te verwijderen.

17. Jouw rechten

• Inzage in de gegevens die we over je hebben
• Rectificatie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van je account en gegevens
• Beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid van gegevens
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Intrekking van gegeven toestemming

Mail naar privacy@duesy.io om deze rechten uit te oefenen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij je nationale toezichthouder; in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Cookies en lokale opslag

Duesy gebruikt geen advertentiecookies, geen trackingcookies en geen analysecookies van derden. Wat we wel op je apparaat opslaan is strikt noodzakelijk of functioneel:

• Inlogsessie — strikt noodzakelijk, zodat je ingelogd blijft.
• Taal en regio — functioneel, opgeslagen in een cookie en in lokale opslag zodat direct de juiste taal wordt getoond.
• Interfacevoorkeuren — functioneel, bijvoorbeeld weggeklikte tips en de onboarding die je al hebt doorlopen.
• Technische meldingsgegevens — functioneel, zodat een aangetikte melding het juiste scherm kan openen.

Omdat we alleen strikt noodzakelijke en functionele opslag gebruiken, toont Duesy geen cookiebanner.

19. Beveiliging

Verkeer wordt tijdens verzending versleuteld en gegevens worden in rust versleuteld door onze infrastructuurprovider. Toegang tot je gegevens wordt afgedwongen op databaseniveau, zodat leden van het ene huishouden nooit bij gegevens van een ander huishouden kunnen. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot wie het nodig heeft.

20. Wijzigingen in deze verklaring

We werken deze privacyverklaring bij wanneer het product verandert. De versie en datum bovenaan deze pagina tonen altijd de actuele versie. Bij significante wijzigingen informeren we je in de app of per e-mail.

21. Contact

Vragen over privacy? Mail naar privacy@duesy.io. Algemene ondersteuning: support@duesy.io.